Thiết lập tài liệu trình ký

Tại bước Thiết lập chung, người dùng có thể:

• Nhập thông tin các bên tham gia.
• Thêm danh sách người thực hiện tương ứng với từng nhóm chức năng: Điều phối, Rà soát, và Ký.
  Lưu ý: Mặc định, bên tham gia đầu tiên sẽ là công ty chủ quản.

Mỗi bên tham gia sẽ bao gồm các nhóm sau:

• Điều phối (Coordinator): Thiết lập người ký cho tài liệu.
• Rà soát (Reviewer): Kiểm tra và rà soát nội dung tài liệu.
• Ký duyệt (Digital Signer): Thực hiện ký duyệt tờ trình.

Thêm, xóa hoặc chỉnh sửa danh sách người tham gia

Người dùng có thể thêm mới, xóa hoặc chỉnh sửa danh sách người tham gia ở từng nhóm. Nhấn vào biểu tượng + tại nhóm tương ứng (Điều phối, Rà soát, hoặc Ký duyệt) để thêm người dùng tham gia.

Khi thêm mới người tham gia, có hai lựa chọn:

• Member: Dùng để thêm người dùng nội bộ (thuộc công ty).
• OTP: Dùng để thêm người dùng bên ngoài công ty tham gia ký trên tờ trình.
  Người dùng chọn loại phù hợp tùy theo đối tượng cần mời ký.

• Đối với người dùng nội bộ: Hệ thống sẽ tự động tải danh sách toàn bộ người dùng thuộc VietSugar. Người dùng chỉ cần nhập tên, hệ thống sẽ gợi ý email tương ứng.
• Đối với người dùng bên ngoài: Cần nhập đúng định dạng tên và email tương ứng một cách thủ công.

Lưu ý:

• Nếu bên tham gia không có người điều phối, thì bắt buộc phải thêm người ký số thì mới tiếp tục sang bước tạo chữ ký.
• Nếu bên tham gia có người điều phối, thì không cần thêm người ký số vẫn có thể chuyển sang bước tiếp theo.

Nhấn vào biểu tượng 🗑️ (Xóa) để xóa người dùng vừa được thêm vào tham gia ký tài liệu. Khi xóa, hệ thống cũng sẽ xóa mã token liên quan đến người dùng đó trên tài liệu.
Đối với người dùng nội bộ (Member), bạn có thể thay đổi thông tin người ký bằng cách nhấn biểu tượng ❌ (X) để chọn lại thông tin người dùng khác.

Đối với người dùng OTP, người dùng có thể thay đổi thông tin bằng cách nhấn trực tiếp vào tên hoặc email để chỉnh sửa theo nhu cầu.

Thêm mới, xóa hoặc chỉnh sửa bên tham gia

Để thêm bên tham gia mới, người dùng nhấn Thêm bên tham gia để tiến hành thêm đơn vị hoặc cá nhân tham gia ký tài liệu.

Người dùng nhập thông tin Bên tham gia, sau đó nhấn Thêm để hoàn tất việc thêm mới.
Sau khi thêm, hệ thống sẽ hiển thị bên tham gia với các nhóm mặc định như minh họa bên dưới.

Trong một tài liệu trình ký, người dùng có thể thêm nhiều bên tham gia ký cùng lúc.
Để chỉnh sửa tên bên tham gia hoặc xóa bên tham gia khỏi tài liệu, nhấn vào biểu tượng … (ba chấm) và chọn thao tác tương ứng.

Lưu ý: Khi xóa một bên tham gia, hệ thống sẽ tự động xóa toàn bộ thông tin liên quan, bao gồm:

• Danh sách người dùng của bên đó.
• Các phân vùng thiết lập liên quan đến người dùng đã được cấu hình trong tài liệu.

Comment

Was this article helpful?

Write your comment

Thanks For Your Feedback